グローバル化に伴い、近年何かと書く機会が多くなった英語のビジネスメール。

ビジネスメールってただでさえ書くのが難しいのに、それが英語になるとどんな風に書いて良いのか分からなくなってしまいますよね。

そこで今回は、英語のビジネスメールを書く時に使える定番のフレーズについて紹介していきます。

英語のビジネスメールで手が止まってしまった時、ぜひ参考にしてみてください。

 

 

 

1.英語でビジネスメールを書く時のルール


英語でビジネスメールを書くにあたって、何点か注意しておきたいポイントがあります。

まずは英語でビジネスメールを書く時のルールについて解説していきます。

 

1.1.翻訳サイトに丸投げはNG

英語が苦手な人は、ビジネスメールを書く時も翻訳サイトに頼ってしまっていませんか?

確かに翻訳サイトは便利ですが、元となる日本語が長くなればなるほど不自然な英語になりがちです。

近年は翻訳サイトのレベルが向上してきているので文章の意味こそ伝わりますが、こちらが考えている微妙なニュアンスは上手く伝わりません。

また機械的で不自然な英語は場合によっては不快に思われてしまうこともあります。

社会人としてのマナーが求められるビジネスメールこそ、翻訳サイトは使わずに自分の言葉で書くべきです。

 

1.2.なるべく簡潔にまとめる

ビジネスメールを受け取った側は忙しい業務の合間にそれを読むので、無駄に長い文章は歓迎されません。

最低限の情報だけを盛り込んだ文章は、ビジネスメールの基本です。

助長な英語表現は避け、なるべくシンプルなワードを選びましょう。

 

1.3.目的をはっきりさせる

「なるべく簡潔にまとめる」にも共通してくる部分ですが、メールを送った目的を相手に明確に伝えるのも大切です。

目的がはっきりしていると、相手もメールが読みやすくなります。

・見積もりを送付するため

・自社のサービスを紹介するため

・お礼を言うため

などなど、メールの目的を文章の早い段階で盛り込むようにしましょう。

 

1.4.「構成」を意識する

ビジネスメールには、相手が文章を読みやすくなるような基本構成が存在します。

①挨拶

②メールの目的

③本題(依頼や質問の詳細)

④締めの言葉

⑤署名

日本語のビジネスメールにも共通するものですが、不慣れな英語のビジネスメールだからこそ常に正しい構成を心掛けましょう。

 

1.5.送信前に必ず見直しを

メールが完成したらすぐに送信をするのではなく、必ず見直しをしましょう。

文章が助長になっていないか、メールの目的がはっきりしているかといったポイントはもちろん、英単語のスペルミスや文法ミスなどがないかも要確認。

英語が得意な同僚に一度チェックを依頼しても良いですね。

 

 

2.英語のビジネスメールのサンプル3

定番のフレーズを紹介する前に、まずは英語のビジネスメールのサンプルをシチュエーション別に紹介していきます。

 

2.1.営業メール

【サンプル】

Subject: Introduction of new measuring instrument

Dear Purchase Department,

I am Taro Yamamoto working at XXX measurement system, I’m in charge of the Sales Department.  Today I would like to inform you XXX measurement system release the new measuring instrument.

This measuring instrument provide accurate dimension measuring regardless of the surface state. According to this, the weight of the body is reduced 20% compared to conventional products.

About other details, I have attached the product catalog to this e-mail. If you are interested in our new product, please do not hesitate to contact me.

Best regards,

Taro Yamamoto

 

【日本語訳】

件名:新しい計測器のご紹介

調達部門担当者様

XXX計測システムの営業部門を担当する山田太郎と申します。本日は弊社が新しい計測器を発表したことをお知らせしたくご連絡させて頂きました。

本製品は表面形状によらず、正確に寸法を測ることができる計測器です。また従来の製品と比べて20%の軽量化が実現しています。

その他の詳細については、添付の製品カタログをご覧ください。もし弊社の新製品にご興味があれば、お気軽にお問い合わせください。

よろしくお願いします。

山田太郎

 

2.2.お礼のメール

【サンプル】

Subject: Thank you for the meeting

Dear Mr. Smith,

Thank you for the time to discuss about our new project today. I’m glad we have opportunity to exchange ideas.

Your insights were quite available for us and we will immediately remedy the problems. I’m looking forward to working with you.

Best regards,

Taro Yamamoto

 

【日本語訳】

件名:ミーティングのお礼

スミス様

本日は新プロジェクトに関するミーティングの時間を設けて頂きありがとうございました。お互いに意見を交換できたことを嬉しく思います。

スミス様のご意見は我々にとっても非常に有益なものだったので、すぐにでも問題点の改善を図る予定です。今後とも宜しくお願いします。

以上です。

山田太郎

 

2.3.謝罪のメール

【サンプル】

Subject: Apology for changing the date of the meeting

Dear Mr.Smith,

I am sorry to announce that the next meeting is postponed. The next meeting on May 10 has been postponed until May 13 because I have some urgent business.

If this date is inconvenient for you, please inform me. I apologize for the short notice.

Best regards,

Taro Yamamoto

 

【日本語訳】

件名:会議の日程変更に関するお詫び

スミス様

申し訳ありませんが、次回の会議の日程が変更となりました。急用が入ってしまったため、5/10に予定していた会議は5/13に延期となります。

もし都合が悪ければ、お知らせください。急なお知らせとなってしまい申し訳ありません。

Sincerely,

Taro Yamamoto

 

 

3.【英語のビジネスメール】件名で使えるフレーズ

ビジネスメールにおける件名は、相手にメールの概要を伝える大切なポイントとなります。

ここでは英語のビジネスメールの件名で使えるフレーズについて紹介していきます。

メールの内容に応じて、最適なものを選びましょう。

 

3.1.営業メールの時

Introduction of~」:~のご紹介

Proposal for~」:~のご提案

新しいサービスや商品を紹介する時に使えるフレーズです。

初めて営業メールを送る相手にも使えます。

 

3.2.お礼メールの時

Thank you for~」:~をありがとうございます

打ち合わせ、ご注文、依頼への対応など、様々なケースにおけるお礼に使えるフレーズです。

 

3.3.謝罪メールの時

Apology for~」:~についてのお詫び

Sorry for~」でも同じような意味になりますがこちらはカジュアルな表現なので、英語のビジネスメールにおいては「Apology for~」の方が適しています。

 

3.4問い合わせメールの時

Inquiry about~」:~についての問い合わせ

価格やサービス内容などを問い合わせる時に使えるフレーズです。

Question about~」でも同じような意味になりますが、「Inquiry about~」の方がより丁寧で英語のビジネスメール向きです。

 

3.5.緊急のメールの時

緊急のメールを送る時は、件名の冒頭に

Urgent:緊急

という単語を加えましょう。

UrgentChange the date of next meeting

(【緊急】次回の会議の日程変更)

冒頭に加えることで、相手にすぐに読んでもらいやすいです。

 

 

4.【英語のビジネスメール】本文で使えるフレーズ

英語のビジネスメールで最も重要となるのが、相手にメールの内容を伝える本文です。

ここでは英語のビジネスメールの本文で使えるフレーズについて紹介していきます。

 

4.1.自分の名前を名乗る時

I am 〇〇 working at ×××(会社名)」×××(会社名)の〇〇と申します

本文の冒頭にくる表現ですね。

所属の部課名などを付け加えたい場合は、

I’m in charge of ×××(部課名)」×××(部課名)に所属しています

という表現を使いましょう。

 

4.2.メールの目的を伝える時

I would like to inform you~」:~についてお知らせしたく思います

I am writing to ask about~」:~に関してお尋ねしたくメールをしたのですが

The purpose of this e-mail~」:このメールの目的は~

メール本文の早い段階で、相手に目的を伝えておきましょう。

 

4.3.相手への要望を伝える時

Could you please?:~して頂けないでしょうか

I would be grateful if~」:~して頂けると幸いです

Please submit~」:~のご提出をお願いします

ビジネスメールですので、丁寧にお願いをしている雰囲気を出すのが大切です。

 

4.4.質問・問い合わせをする時

Please let me know~」:~についてお知らせください

例えば「Where is your office?」(オフィスの場所はどこですか?)と質問するよりも、

Please let me know where your office is.」と質問した方がより丁寧でビジネスメール向きです。

 

4.5.添付資料を確認して欲しい時

I have attached~」:~を添付致しました

Please findattached to this e-mail.:本メールに添付した~をご確認ください

添付資料を確実に確認してもらうためにも、添付資料が存在する旨を相手に伝えておくのが大切です。

estimate(見積もり)やdocument(資料)といった単語も一緒に覚えておきましょう。

 

 

5.【英語のビジネスメール】メールの締めで使えるフレーズ

5.1.返信が欲しい旨を伝える時

Please reply as soon as possible:なるべく早くお返事をください

Please reply by th:○日までにお返事をください

返信が欲しい時は、いつまでに返信が欲しいかを明確にしておくのが大切です。

 

5.2.返信が不要の旨を伝える時

No reply needed:返信不要です

返信が不要である場合は相手にその旨を伝えておくと、相手の負担を減らすことができます。

 

5.3.結びの言葉を添える時

Best Regards,:敬意を込めて

日本語における「以上、宜しくお願いします」などに代わる結びの言葉です。

メールの結び言葉はたくさん存在しますが、ビジネス英語においてはこの表現が最も無難です。

 

 

6.英会話教室を通してビジネス英語を学ぼう

ビジネスメールを学ぶ際に良いのが英会話教室。特にビジネス英語に特化したものを選ぶことで、ビジネスメールに必要な英語を学ぶことができます。

そんな英会話教室の中でもおすすめなのが、Progrit。Progritは、英語コーチングサービスです。プロのトレーナーから、効率的にビジネス英語を学ぶことができますよ。

レビュー記事はこちら Progrit(旧TOKKUN ENGLISH)の口コミ・評判まとめ。率直な感想や口コミをまとめました

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7.基本を押さえて社会人らしい英語のビジネスメールを

本記事では英語のビジネスメールを書く時に使える定番のフレーズについて紹介しました。

いくら英語が苦手でも、英語でメールを書く限りはマナーや礼儀が求められます。

英語とは言え正しいビジネスメールが書けないと、それだけで恥ずかしい思いをしてしまうこともあります。

基本を押さえて、社会人として恥ずかしくない英語のビジネスメールを書きましょう。